Take a shortcut to our n een complexe, snel veranderende wereld is het essentieel om als team verbinding te houden met elkaar en om onze tijd samen zo effectief mogelijk te gebruiken. Zo kunnen we de collectieve intelligentie ten volle te benutten en toch maximaal focus en resultaat neerzetten. Krachtige processen en zorgzame facilitatie zijn hiervoor essentieel. iLeanwil in de komende periode teams ten volle ondersteunen om effectief samen te werken, ook online. Daarom delen we onze inzichten en ervaring met jullie en ontwikkelden we materiaal dat we gratis ter beschikking stellen, en dat je snel en praktisch kan inzetten.
Voluit aanwezig zijn, ook online, is een kunst
Week 4. Het klinkt een beetje als aftellen voor een groot project of voor een zwangerschap. Maar zo tellen we onze tijd sinds het invoeren van de Corona maatregelen. Ondertussen dus week 4. Net als wij hebben jullie dat online vergaderen inmiddels onder de knie. We raken geroutineerd in het opstarten van calls en het lukt nu vaker wel dan niet om iedereen snel te connecteren. We leerden er een – technische – skill bij en durven af en toe gematigd positief zeggen dat het ons nog vaak van pas zal komen, dat online vergaderen.
Maar hoe zit het met de inhoud van jullie meetings? Is die al ‘up to speed’? Bereik je evenveel als in een real life vergadering? Bij iLean begint dat stilletjes aan te lukken. En één van de elementen die daarin cruciaal is, is dat we elke vergadering starten met een check-in. Want een check-in meet de temperatuur, laat voelen hoe iedereen erbij zit en geeft je de kans om los te laten wat jou verhindert om met volle aandacht bij de meeting te zijn.
Wanneer je samen naar de vergaderzaal loopt, kan je al snel aftoetsen of je collega de deadline van gisteren gehaald heeft. Je leest de ergernis van jouw collega haar gezicht wanneer ze te laat binnenkomt, omdat de trein weer eens vertraging had. Even kunnen foeteren is vaak al genoeg om het frustratieniveau te doen dalen en toch aan de meeting te kunnen beginnen. Maar hoe doe je dat online?
Online temperatuur meten
Hier is dat allemaal wat ingewikkelder. Vaak zie je elkaar pas wanneer je de virtuele meetingroom binnengaat. Niemand ziet de kleuter die met rood behuild gezicht in de hoek van de kamer staat te snikken omdat hij geen koekje kreeg. Niemand hoorde jou net bellen met die klant die maar niet voor rede vatbaar was en bleef herhalen dat hij een vergoeding wou. Vaak is de belichting ook niet optimaal en kan je moeilijker iemands gezicht lezen, laat staan zijn hele lijf. Op die momenten is het des te belangrijker om tijd te besteden aan de check-in, opdat iedereen voeling kan houden met hoe iedereen van het team erbij zit.
De kracht van de check-in
We besteden niet zomaar een hele blog aan de check-in. Nee, dat doen we omdat hij zo belangrijk is om als team goede resultaten te bereiken. Een check-in zorgt voor kwetsbaarheid, die er op haar beurt voor zorgt dat er psychologische veiligheid is in jouw team. Inchecken zorgt in de eerste plaats voor verbinding met jezelf, waardoor je vanuit lichaam en geest aanwezig kan zijn, en niet alleen mentaal. Daardoor connecteer je met wat jij – op dat moment – nodig hebt en ga je slimmere, wijzere beslissingen nemen. Daarnaast zorgt de check-in er ook voor dat je in verbinding gaat met de anderen, waardoor je empathischer in de meeting bent en bijgevolg fijner en veiliger kan samenwerken. Een check-in zorgt er dus niet alleen voor dat het resultaat beter is, maar ook dat de weg daar naartoe optimaal en veilig is voor alle deelnemers aan jouw meeting.
Een eindje op weg
Als jullie, net als wij, fan zijn van check-in hoorden jullie de afgelopen weken waarschijnlijk maar al te vaak ‘hoe zit je erbij?’ aan de start van jouw meeting. De klassieke check-in vragen beperken ons op den duur een beetje en sturen je ook altijd in de richting van dezelfde denkpatronen. Daarom maakten we een lijstje van nieuwe, verfrissende, andere check-in vragen. We maakten hier een overzichtje van, samen met een aantal tips voor de facilitator van je meeting. Hopelijk helpen ze jullie ook om straks met volle aandacht samen te kunnen werken, zoals nooit tevoren! DOWNLOAD HIER DE CHEAT-SHEET VOOR DE CHECK-IN
Dit is het derde deel van de blogreeks ‘samenwerken als nooit tevoren.’
Vorige artikels:
